打造团队精神的法宝:在线团队如何进行远程协作

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能成为高效率团队中的一员将是你一生中最有意义的职业经历之一。与一个团队一起工作,意味着你能从中获取很多的知识、经验和技能。伟大的合作依赖于许多因素,包括领导力、互相信任、团队精神、互相妥协和一个统一的目标。

不幸的是,如果你不得不远程合作,而且仅仅是通过Internet进行常见的联系,相互间的合作并不会变得更容易。科技可以在混乱中导航,但只有紧急情况中的历练才有可能使一个灵活高效的团队更加完美。让我们看看你能做什么来充分利用它。

了解你的团队

在合作一刚开始,你应当了解你的团队。即是你认为你已经了解他们了,按照以下列出的几点再仔细检查一次,确保没有遗漏:

  • 他们的配置是什么?例如他们用的是什么硬件?什么操作系统?什么工具?
  • 他们的网络联系有多紧密?
  • 他们即将在其中工作的环境是什么样的?办公室?咖啡店?还是在家里与孩子们一起?
  • 他们首选工作时间是什么时候?
  • 为什么他们要到这个团队里来?是什么激励了他们?
  • 对于手头上的项目,他们认为的个人强项和最喜欢的任务是什么?
  • 他们不愿意接受什么样的任务或责任?
  • 对于你即将工作在其中的工作氛围中,有什么是容易让他们产生抱怨的?

你可以利用邮件或调查工具收集初始的数据,同时在那些信息的基础上建立你的计划。理想情况下,你可以通过在线小组讨论的形式继续收集信息,那样每个人都有机会相互认识他人。为了确保在线讨论期间能有良好的收效,从你最初的调查开始考虑设置问题,例如从工作时间(时区)、工作环境、首选工具等收集信息。

Virtual-Meeting

如果你的团队是技术挑战型,尝试着通过Skype保持相互间联系。你甚至能在他们的对话中找到某人。如果你有一个Skype Premium账号,你将能够和至少两个人同时进行视频对话。有着这么一个技术狂热型团队,你将能在更加先进的在线环境中应付自如,如Google Hangouts、AnyMeeting或者Adobe Connect,在这些环境中你同时也能进行屏幕共享和文档协作。

了解你的团队成员将有助于你以一种更有效的方式组织你的队伍。相互了解是建立团队精神、强化工作规范、增加工作进程中主动沟通协调的关键步骤。

设立共同的和个人的目标

不论你如何进行合作,必须要有一个清晰的目标!这是我们生活中所作一切事情的动力来源,同时它能够使我们共克难关相互沟通协调。你的队友应当明确的知道什么是他们的共同目标。

将大的目标分解成小的、便于管理的步骤和子目标。可视化的进度管理使得每一个团队成员能够清楚他们为团队成功贡献了多少。当每个人都能感觉到他们贡献了关键部分团队整体将会达到最佳状态——当然,他们确实做足了贡献。

Backcasting

理想情况下,最终的项目方案计划应由整个团队共同完成,这项工作能通过许多工具完成,包括邮件、在线会议、在线文档或者一个愿景板的合作编辑。

选择你的武器

你不能只是单纯的开始共同工作,你首先应建立基础。如果你此前有按照上文提示的步骤完成信息收集,那么这个基础就已经建立好了。这里有一个经常被忽视的重要步骤:决定每个人应使用的工具。

到目前,每个人都应当相互了解对方并明确这个项目的目标和自己所担当的角色。在实现这一点的过程中,你应当同你的队伍一起测试一些工具。理想情况下,你现在应当明确哪些工具是可以用的。

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注意,你最终选择了什么样的工具并不重要。可用的工具有很多但并不是每一个都很完美。更重要的是,你的队伍正在使用的工具是否能让每位成员都感到方便舒适。换句话说,所选用的工具必须被整个团队成员一致同意。

如果某人对某一特定工具有强烈的偏好,但是你或者其他团队成员对这个工具并不熟悉,你可以允许他们对其进行入门。如果整个团队同意使用它,那么安排它的推荐人负责把它调试好,帮助其他成员开始使用它,并保持其组织性。

这里有些你应当为你的在线合作方式考虑的工具分类:

  • 异步通信,如邮件、讨论组、论坛
  • 实时通信,如会议电话、音频/视频聊天、在线研讨会
  • 文档共享,如云存储
  • 实时协作工具,如协同写作
  • 项目管理(如下)

对于每种分类,你需要定义各自的责任和讨论约定。例如,你如何命名文档?你如何组织它们?和谁将负责文档?尽早明确这些东西将能明显减少项目进程中的困难。

保持你的团队组织有序

当你在领导一个团队时,你必须设立目标,分配任务,设立时间限,发送提醒,鼓励、支持和表扬你的同时。这叫做项目管理。你越了解你的团队成员和他们的技能,保持团队组织有序越容易(见上图)。

你会发现线上有很多项目管理工具,但是基于你的项目和项目伙伴,你也许并不需要什么特别的东西。有事,一个合作列表工具就足够了。如果你的队伍需要一个更全面的项目管理工具,我非常推荐Trello。然而,如果你的伙伴们喜欢微管理、复杂特性和对某个接口的厌恶,你将需要Basecamp——它完全合适也毫无乐趣。

记住一点,工具并不能为你完成一切。承担你的责任,保持你的团队组织有序,保证一切都持续进行都依赖于你的努力。科技仅仅是使这些变得更简单。

你喜欢的在线协作工具是什么?哪些分类和工具使你在过去品尝到了失败?

 

youtube视频连接 http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=aaDf1RqeLfo



原文链接: Tina Sieber 翻译: 极客范 - a

译文链接: http://www.geekfan.net/7890/

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