不少人在工作中带领团队时,最容易遇到的问题就是团队成员之间的需求对接不清楚、任务没有及时反馈和确认、下属不积极汇报工作等等,导致管理者无法掌控布置的任务的进度情况,这类问题如果处理不好,将会影响整个团队的工作效率和效果。
出现这些问题的原因,并非是管理者能力不足,而是管理者精力实在有限。当团队人少时还可以每周查看每个人的目标达成情况,人一多就很难每个都兼顾到。加上每个员工的职业习惯不一样,所以在需求沟通和反馈上的表现也不一样,最终整个团队的工作进度和协作效率就被拖慢。
如何处理好团队事项,让沟通协作效率切实提升上去,我们还需要更专业的协同办公软件——飞项。
一、用飞项协同办公软件派事儿,零散事项不怕忘
职场上的团队工作存在着大量零散事项,大部分人都可以很好地完成自己的主线工作,但对于别人分派的任务一忙就容易忘记。针对这个问题,可以用飞项快速创建一个任务,并通过邀请协作人接受该事项,协作人同意后会自动进入其日程列表,定点提醒其处理任务。
同时,不管是事项的进展,还是每日日报都能够及时通过公众号消息或者push通知接收到,不漏掉任何重要事项。
二、计划逐级拆解,分工独立明确
在实现团队目标的过程中,可以利用飞项协同办公软件的子事项功能,将复杂的任务逐级拆解,并根据各任务需要派发给各部门负责人。各部门在各自的子事项中可以单独进行沟通,互不干扰。
对于重要信息可以直接划重点,同时还能发起过程小任务,在保证各事项有序推进的同时,管理者也能通过脉络图把控整体事项的背景情况,了解前因后果。
三、落实关键结果,复盘个人目标
团队协同办公的目标真正执行还需要落实到个人的关键结果上。通过目标拆解到关键行动,匹配关键结果;再用飞项派给自己,这样就能在个人日程中直接看到目标的完整合集。同时可以设定不同时间做单独管理;每完成一个任务就勾选一下,通过每日复盘实现个人成长。
合适的协同办公软件,有效的管理,可以帮团队省掉非常多无用的浪费,提高大家的整体协同效率,也让团队整体的幸福感更高。如果你也正被团队协同办公的难题所烦恼,一定要试试飞项!